Organiser un mariage, c'est une multitude de tâches à mener en parallèle, souvent en plus de votre vie professionnelle. Le meilleur moyen de rester serein est d'établir un rétroplanning : un calendrier qui part de la date du mariage et remonte le temps pour savoir quoi faire, et quand.
Voici un rétroplanning type, à adapter à votre projet. Si vous disposez de moins de 12 mois, pas d'inquiétude : regroupez simplement les premières étapes.
12 à 10 mois avant : poser les fondations
C'est la période des grandes décisions, celles dont dépend tout le reste.
- Fixez votre budget global et la répartition entre les principaux postes (lieu, traiteur, tenues, photographe…).
- Établissez une première liste d'invités, même approximative : le nombre de convives conditionne le choix du lieu.
- Choisissez la date et réservez le lieu de réception. Les lieux les plus demandés se réservent souvent plus d'un an à l'avance, en particulier de mai à septembre.
- Renseignez-vous auprès de l'office de l'état civil. En Suisse, une procédure préparatoire est obligatoire avant le mariage civil : informez-vous tôt sur les documents à fournir et les délais.
10 à 8 mois avant : réserver les prestataires clés
Une fois le lieu et la date confirmés, réservez sans tarder les prestataires les plus sollicités :
- le traiteur, si le lieu n'en impose pas un ;
- le photographe et, le cas échéant, le vidéaste ;
- le DJ ou les musiciens ;
- éventuellement un wedding planner, si vous souhaitez être accompagnés.
C'est aussi le bon moment pour envoyer votre save the date, surtout si certains invités viennent de loin ou si votre mariage a lieu à l'étranger.
8 à 6 mois avant : les tenues et l'univers du mariage
- Commencez la recherche de la robe et du costume. Entre la commande et les retouches, comptez plusieurs mois.
- Définissez votre univers : couleurs, style, ambiance. Il guidera la décoration, la papeterie et votre site de mariage.
- Réservez le fleuriste et pensez à la décoration.
- Bloquez des hébergements pour vos invités si le lieu est éloigné : certains hôtels proposent des tarifs de groupe.
6 à 4 mois avant : informer vos invités
C'est l'étape où votre organisation devient visible pour vos proches.
- Créez votre site de mariage : programme, accès, hébergements, dress code et formulaire de confirmation de présence au même endroit. Découvrez à quoi sert un site de mariage et ce qu'il doit contenir.
- Préparez vos faire-part et ajoutez-y le lien de votre site.
- Organisez la cérémonie (laïque ou religieuse) avec l'officiant.
- Pensez à la liste de mariage ou à la cagnotte.
4 à 3 mois avant : envoyer les faire-part
- Envoyez les faire-part, avec une date limite de réponse claire.
- Faites les essais coiffure et maquillage.
- Choisissez les alliances.
- Validez le menu avec le traiteur, en tenant compte des restrictions alimentaires de vos invités.
2 mois avant : suivre les réponses
- Suivez les confirmations de présence et relancez les invités qui n'ont pas encore répondu. Nos conseils pour gérer facilement les RSVP de votre mariage.
- Finalisez le programme de la journée avec vos prestataires.
- Préparez les animations et les discours avec vos témoins.
1 mois avant : les derniers détails
- Transmettez le nombre définitif de convives au traiteur et au lieu.
- Réalisez le plan de table.
- Faites les derniers essayages des tenues.
- Mettez à jour votre site de mariage avec les horaires définitifs et les informations de dernière minute.
La semaine du mariage
- Confirmez les horaires avec chaque prestataire.
- Préparez une enveloppe pour les derniers règlements.
- Déléguez : désignez une personne de confiance qui sera le contact des prestataires le jour J.
- Reposez-vous. Vous avez tout préparé, il est temps d'en profiter.
Un bon rétroplanning ne sert pas à tout contrôler : il sert à vous libérer l'esprit pour profiter de chaque étape.
Gagnez du temps avec un site de mariage
Programme, accès, hébergements, confirmations de présence, plan de table : un site de mariage centralise une grande partie de ces étapes et vous évite de nombreux échanges. Découvrez nos formules ou parlez-nous de votre projet.